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Dans le secteur de la mode, le métier d’acheteur est souvent décrit comme consistant à passer des commandes. Dans la pratique, passer commande est la partie la plus facile. Le véritable travail réside dans tout ce qui entoure la commande : décider quoi acheter et quand, vérifier ce qui a changé, obtenir les autorisations nécessaires, se mettre d’accord avec le fournisseur avant que quoi que ce soit ne soit confirmé.
C’est pourquoi un nouveau logiciel, à lui seul, modifie rarement le fonctionnement des achats. Dans son étude sur la chaîne de valeur du secteur de l’habillement, McKinsey souligne que la mise en œuvre de nouveaux systèmes numériques sans réévaluation ni refonte des processus existants peut limiter l’impact de ces systèmes, et qu’un manque d’attention accordé au nettoyage et à l’enrichissement des données peut nuire à leur efficacité. La qualité des données constitue le fondement d’un ERP prêt pour l’IA; le processus élaboré à partir de ces données mérite le même soin.
Il vaut mieux considérer un bon de commande comme un processus plutôt que comme un document : une succession d’étapes, d’intervenants et de contrôles que l’automatisation peut accélérer, tandis que les décisions restent du ressort des personnes qui en sont responsables.
Qu’est-ce qu’un processus de validation des bons de commande ?
Un workflow d’approbation des bons de commande désigne la séquence d’étapes qu’une commande suit depuis sa création jusqu’à son envoi, définie à l’avance par l’entreprise : qui l’examine, dans quelles conditions elle doit être approuvée, et ce qui se passe une fois qu’elle est approuvée ou rejetée. Comme ce parcours est configuré et non improvisé, chaque commande suit le même chemin, et personne n’a à se souvenir de la personne suivante qui doit l’examiner.
Le montant constitue l’exemple le plus clair d’une condition. Lorsqu’une commande dépasse un seuil fixé par l’entreprise, elle est transmise au responsable compétent avant de pouvoir être traitée.
C’est là que commence la journée de l’acheteur
Un acheteur se retrouve rarement face à un bon de commande vierge. Il faut d’abord s’occuper de ce qui est prioritaire : les commandes en attente de traitement, les problèmes à résoudre, les chiffres qui ont évolué. Un système d’achat doit afficher ces informations en premier lieu, tout en gardant le reste à portée de main.
Dans Stealth Cosmica, un utilisateur du service des achats se connecte à un tableau de bord personnel présentant les indicateurs clés, les tâches à accomplir, les problèmes critiques et les éléments en attente, et navigue d’une section à l’autre grâce à des contextes de recherche conçus pour chaque activité, comme la recherche d’une commande, l’analyse d’une demande ou la vérification d’un statut. Le bon de commande lui-même présente les informations les plus importantes dans des sections clairement visibles, les détails figurant dans des zones déroulantes, ainsi que des indicateurs clés de performance (KPI) dédiés à son statut et aux éléments susceptibles de l’influencer : dépendances, avancement et informations connexes.
Automatisez la proposition, gardez le pouvoir de décision
L’automatisation est particulièrement utile au début du processus, là où le volume est le plus important. Déterminer quels matériaux et produits finis acheter, en quelle quantité et dans quels délais, est un calcul qu’un système de planification peut gérer plus efficacement qu’un tableur, à condition qu’il tienne compte des contraintes réelles, comme l’explique notre article sur la planification à capacité finie dans la production de mode.
Ce que l’automatisation ne doit surtout pas faire, c’est écarter l’acheteur. Une proposition n’est qu’un point de départ ; l’acheteur apporte une connaissance des fournisseurs et des besoins opérationnels qu’aucun calcul ne peut refléter, et cette connaissance doit être intégrée à la commande avant que celle-ci ne soit confirmée.
Dans Stealth Cosmica, la fonction de planification des capacités finies génère automatiquement des suggestions d’achat, qu’il s’agisse de produits finis présentant des caractéristiques spécifiques ou de matières premières. Un indicateur dédié sur le tableau de bord signale la disponibilité de nouvelles suggestions, et l’acheteur peut les modifier, les adapter et les optimiser avant de les transformer en commandes.
Des processus d’approbation qui assurent la fluidité du flux
Les processus d’approbation visent à protéger l’entreprise, mais un processus mal conçu peut bloquer tout ce qui se trouve en aval : une commande reste bloquée dans une boîte de réception, le responsable manque d’éléments pour prendre une décision, le fournisseur attend une confirmation. Deux conditions font toute la différence : le responsable doit disposer des informations pertinentes et être en mesure de prendre une décision où qu’il se trouve.
Dans Stealth Cosmica, dès qu’une commande est créée, le workflow configuré se lance automatiquement, et les commandes dépassant les seuils de valeur définis sont transmises au responsable concerné. Le tableau de bord du responsable diffère de celui de l’acheteur : il présente des indicateurs clés de performance (KPI) adaptés à un rôle décisionnel, tels que la valeur totale des commandes en cours, leur classification, les commandes en attente de validation et celles déjà rejetées. L’approbation peut s’effectuer directement dans le système ou via VeriFlow, une application mobile dédiée disponible sur les principales boutiques d’applications, qui avertit le responsable lorsqu’une commande est en attente, affiche un récapitulatif des données clés et permet de l’approuver ou de la rejeter en quelques étapes, même en dehors du bureau. Une fois approuvée, la commande poursuit automatiquement son parcours.
Le fournisseur fait partie intégrante du processus
Une commande ne s’arrête pas aux portes de l’entreprise, et les marques de prêt-à-porter collaborent de plus en plus étroitement avec leurs fournisseurs. Une enquête menée par McKinsey auprès des directeurs des achats du secteur de l’habillement a révélé que les relations plus étroites, notamment les engagements de volume à long terme, les plans stratégiques communs s’étalant sur trois à cinq ans et les partenariats de collaboration, représentent 43 % de l’ensemble des fournisseurs, contre 26 % en 2019.
La même tendance se dessine dans tous les secteurs. Dans l’enquête 2025 de Deloitte auprès des directeurs des achats, l’amélioration du partage d’informations avec les fournisseurs et de la collaboration figure parmi les trois stratégies les plus efficaces pour atténuer les risques (61 %), tandis que les méthodes de travail cloisonnées constituent le principal obstacle à la création de valeur (57 %).
Une négociation menée par e-mail, en dehors du système, correspond exactement à ce type de « silo ». Dans Stealth Cosmica, avant l’impression et l’envoi, une commande peut être gérée directement avec le fournisseur via Connect, le portail de collaboration dédié à la chaîne d’approvisionnement, pour des activités telles que la négociation et d’autres étapes opérationnelles. À partir de ce moment, le cycle de commande est lancé et entièrement suivi par le système.
Les fonctionnalités d’achat de Stealth Cosmica, allant des propositions basées sur la planification aux workflows configurables en passant par les validations mobiles, sont décrites sur la page consacrée aux achats et à la fabrication.
La rapidité sans perte de contrôle
Un workflow d’achat vaut bien plus que le temps qu’il permet de gagner. Sa véritable valeur réside dans le fait que chaque commande devient traçable, de la proposition au fournisseur, chaque décision restant entre les mains de la personne qui en est responsable. C’est ce que signifie l’automatisation avec contrôle dans un ERP dédié à la mode.
Pour découvrir comment les processus de validation fonctionneraient avec vos propres seuils, rôles et fournisseurs, réservez une démonstration de Stealth Cosmica.
FAQs
Il s’agit de la succession d’étapes que suit un bon de commande depuis sa création jusqu’à son envoi, définie à l’avance par l’entreprise : qui le vérifie, dans quelles conditions il doit être approuvé, et ce qui se passe une fois qu’il est approuvé ou rejeté. Un parcours configuré signifie que chaque bon de commande suit le même itinéraire.
Cela dépend des règles définies par chaque entreprise. Le montant en est un exemple clair : dans Stealth Cosmica, les commandes dépassant les seuils de montant configurés sont automatiquement transmises au responsable compétent, qui peut les approuver ou les rejeter dans le système ou depuis l’application mobile VeriFlow.
Dans Stealth Cosmica, oui. Les suggestions générées par la fonction de planification des capacités finies, qu’il s’agisse de produits finis ou de matières premières, peuvent être modifiées, adaptées et optimisées par l’acheteur avant d’être transformées en bons de commande.